L’intérêt du mindmapping dans les entreprises.
26 mars 2011 Laisser un commentaire
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«La cartographie: nouvel outil de productivité
Révolution tranquille, les outils de cartographie heuristique, ou mindmapping, gagnent l’entreprise. Que ce soit pour mener un projet, concevoir un produit ou documenter un processus les logiciels de mindmapping, comme MindManager 8, apportent un gain de temps et d’efficacité.
« Le principe d’une carte heuristique est de mettre le thème principal au centre de la feuille en le représentant par un mot ou un dessin puis, à partir de là, développer des branches comportant les idées forces se rapportant aux thèmes. L’intérêt de ces schémas est qu’ils permettent une grande liberté de construction et que les mots peuvent être remplacés par des images, des dessins ou des photos », résume Stéphane Seuret, auteur d’une thèse sur le mindmapping. Simple. Voire. Chrysler, BNP Paribas ou PSA utilisent cette méthode de manière intensive pour de multiples usages : prise de notes lors d’un brainstorming; présentation d’une activité; description d’un processus ou d’une méthode; création d’une base de connaissance, menée d’un projet ou encore conception de A à Z d’un produit.
Autant d’applications rendues possibles par l’évolution des logiciels de cartographie, Xmind, Mindomo, Novamind, mais surtout le quasi standard du genre, Mindmanager édité par l’Allemand Mindjet. Avec 1,5 Millions d’utilisateurs et environ 25 000 licences vendues par mois en moyenne selon Jean Renard, le PDG de Mindjet pour la France, ces chiffres pour ce seul logiciel démontrent que les outils de mindmapping sortent d’un marché de niche pour entrer dans la cour des grands outils de productivité, à l’instar des tableurs et autres.
Le gain de productivité est d’ailleurs l’argument fort des utilisateurs. «Un ingénieur travaillant pour Bosch m’a confié gagner 50% de temps sur la phase de conception», raconte Jean Renard qui précise qu’en moyenne « l’utilisation de MindManager accroît de 7% la productivité ». Une assertion confirmée par Alberto Martinez, ingénieur chez Siemens qui utilise extensivement les logiciels de mindmapping. Grand prosélyte de cette méthode via son blog (Mindmappingeverywhere ), cet ingénieur utilise cet outil aussi bien pour réaliser quotidiennement sa «to-do list», que pour concevoir un nouveau modèle de téléphone mobile ou réaliser un business-plan. Pour expliquer ce gain de temps, Alberto Martinez à sa théorie, « Pour un problème particulier, la cartographie fait appel au deux parties du cerveau (gauche et droite). Ce mode de fonctionnement permet en plus d’avoir des idées que vous n’auriez jamais eu en utilisant seulement une partie de votre cerveau.»
La formalisation de la cartographie heuristique -inventée par Aristote – par l’universitaire Tony Buzan, répondait à un besoin personnel : apprendre plus, plus vite et mieux. «La vue synthétique d’une carte permet de visualiser d’un coup d’œil un sujet complexe et les relations entre des éléments éloignés Pour beaucoup l’information présentée sous forme non linéaire est plus simple à appréhender. D’un coup d’œil sur une carte on peut distinguer les sujets principaux et les sujets secondaires», explique Philippe Boukobza, consultant en organisation et auteur du blog «heuristiquement».De plus, en structurant les informations sous forme de cartes, l’auteur est obligé de catégoriser les sujets principaux et secondaires, ce qui oblige à la cohérence. » Pour Bernard Halais de la Direction Qualité de PSA Peugeot Citroën, «Le mindmapping est un outil de productivité personnel qui force à la concision. La méthode utilisée est à l’antithèse de ce que l’on apprend à l’école en France.»
Et pour cause, « Le Mind Mapping, ainsi que les cartes conceptuelles (elles sont différentes par conception) sont étudiées dans les sciences cognitives puisque elles sont le reflet d’une organisation naturelle de la mémoire (cf. par exemple, le livre « Mind Map, dessine-moi l’intelligence de Tony & Barry Buzan). Elles sont donc d’abord un sujet d’étude. Ensuite, elles deviennent des méthodes de modélisation de la connaissance, pour modéliser la connaissance dite « statique », en d’autres termes, les « concepts, objets et informations » manipulés par le cerveau ».
L’apprentissage du mindmapping est courant dans les écoles des pays d’Europe du Nord, rappelle Bernard Halais. Comme il le souligne avec Patrice Larguier, cet apprentissage est un vrai avantage car l’utilisation de l’outil n’est efficace que si la méthodologie suit : «la réussite c’est le déploiement de la démarche», résume Bernard Halais. « Ce qui est à retenir, c’est le coté extrêmement puissant de l’outil et de la démarche. La démarche quand il faut réfléchir à un sujet, l’outil pour organiser de l’information», affine Serge Ariès, consultant en gestion des connaissances et systèmes d’Information qui poursuit, « L’outil (plus que la démarche) permet de saisir et ordonner de l’information sans avoir à passer par une application ou une base de données. Par exemple, pour un projet, vous pouvez avoir toutes les informations (qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi…) sur une carte, la faire vivre (évènement, réunions, avancement…) et la partager. »
Si le point de départ est toujours le même, réaliser des diagrammes hiérarchisés ou arborescents ou encore représenter l’organisation de données plus complexes liées en réseaux, les logiciels permettent d’ajouter en complexité grâce à l’intégration avec des logiciels tiers. A chaque sujet, il est en effet possible de lier un document Word, une note, une adresse web, une image, une base de données etc. En ajoutant des données non structurées à leurs cartes, beaucoup les utilisent comme une pseudo base de données, ou documentent une procédure complexe. « Avec un outil de Mind Mapping vous pouvez rapidement saisir de l’information, par essence structurée et organisée (bien qu’on puisse aussi générer un « joyeux désordre »), et avec le principe des liens hypertextes de map en map, vous pouvez organiser toute votre documentation. Ainsi, cette solution se révèle utile pour les organigrammes, les fiches de postes, les documents sur un projet, la liste des tâches à accomplir…. Avec une bonne organisation, comme dans un site internet, une première carte donne accès à toutes les autres », explique Serge Ariès.
Un exemple illustré par la R&D chez PSA Peugeot Citroën (800 licences ), dont l’utilisation des cartes est parfois extrême, comme nous le détaille Bernard Halais :«Avec MindManager, nous avons créé une carte décrivant la méthode de conduite d’un projet automobile. Elle comprend un thésaurus de près de 500 processus opérationnels. Depuis le logiciel, nous avons exporté cette carte automatiquement en HTML sur l’intranet du groupe pour que chacun puisse consulter à l’aide d’un moteur de recherche la partie qui le concerne. Déployée, cette carte, mise à jour 2 fois par mois, fait 600 pages HTML! Si nous l’avions réalisé manuellement cela nous aurait pris un temps fou. »
Véritable aficionado des cartes avec Bernard Halais, Patrice Larguier, de la Direction Technique de PSA Peugeot Citroën décline les utilisations de la cartographie dans son service, «Sur la partie référentiel, nous avons fait un travail de construction d’une arborescence croisée de nos activités de R&D. Cette carte met en évidence les activités et la description des relations fonctionnelles entre ces activités, ainsi que leur localisation. En utilisant les fonctions tri/filtre avec les cellules Excel nous avons les informations chiffrées et mises à jour de l’activité par site » Autre utilisation toujours décrite par Patrice Larguier, «Je m’en sers aussi pour construire des idées en arborescence et mettre en place un plan d’action. De la l’équipe passe en projet avec une affectation des tâche et des ressources avec JCV Gantt ou MS Project, ce qui permet de suivre l’avancement des plans d’actions. Dans certains cas nous partageons dans la carte du projet des RDV ou des compte-rendu via Lotus…»
Pour Patrice Larguier et Bernard Halais, ce type d’outil «est un peu un couteau suisse. Il est parfois difficile de cibler son usage tant il peut faire de choses.» Ce qui pour Philippe Boukobza promet un bel avenir à ces logiciels, « Il est probable que des outils de mindmapping seront proposés nativement dans les prochaines suites bureautiques. Je ne serai pas étonné que Google explore cette piste. »D’autant plus que l’outil évolue sans cesse (cf encadré 1), et pour les plus audacieux, Spinscape permet même de réaliser des cartes heuristiques en 3D…A suivre.
Fabrice Frossard»
Bonne lecture
Kevin
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Je voulais vous faire partager cette trouvaille pêchée sur le blog de Frank Maintenay (
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Lorsqu’il porte le chapeau VERT, le penseur provoque, recherche des solutions de rechange. Il s’inspire de la pensée latérale, d’une façon différente de considérer un problème. Il sort des sentiers battus et propose 
C’est le meneur de jeu, 
Augmentez votre productivité et votre efficacité avec le mind mapping! 